シェアードサービスとは？

はじめに

人事用語としてのシェアードサービスとは何か、これから解き明かしていきます。その魅力や適用範囲、導入ステップ、そして今後の展望についても詳しく探ります。

シェアードサービスは、企業内の機能や業務を一つの組織やチームに集約し、共有・効率化する経営戦略の一つです。

一般的な定義

具体的には、共通する業務を統一し、専門化された部署や組織が担当することで、業務の効率化、コスト削減を図ります。これには、経理、ITサポート、人事、顧客サービスなど、多岐にわたる業務が含まれます。

人事領域でのシェアードサービスの役割

特に人事領域では、採用、教育・研修、給与計算などの業務をシェアードサービスとして実行することで、人事部門の専門性を高め、業務の効率化を実現します。

シェアードサービスの重要性

企業経営において、シェアードサービスの導入は、業務効率化だけでなく、多角的な視点からその重要性を認識することが求められます。

経営者が理解するべきシェアードサービスのメリット

シェアードサービスのメリットは大きく三つに分けられます。

コスト削減

シェアードサービスを導入することで、業務プロセスが標準化され、重複やムダが排除されます。これにより、運用コストの削減が可能となります。

効率化

一つの組織が専門的な業務を一手に引き受けることで、業務の効率が向上します。これにより、他の部署は自分たちの本来の業務に集中することができます。

スペシャリストの活用

業務を一元化することで、特定の領域に精通したスペシャリストを活用することができます。これにより、業務品質の向上や、新たな価値創造につながります。

シェアードサービスのデメリットとその対策

シェアードサービスにはデメリットも存在しますが、それぞれ対策も考えられています。

標準化の難しさ

シェアードサービスは、異なる部署や地域の業務を一元化するため、業務の標準化が難しい場合があります。しかし、導入の際には事前に業務フローの分析や調整を行うことで、この問題は緩和できます。

人間関係の課題

一元化することで、既存の部署間のコミュニケーションや関係性が変化することがあります。しかし、導入前の十分な説明と、導入後のフォローアップによって、これらの問題を解決することが可能です。

サービスレベルの管理

業務を集約すると、サービスの品質やスピードの維持が課題となることがあります。これには、明確なサービスレベルアグリーメント（SLA）の設定と、定期的なパフォーマンスのモニタリングが有効です。

シェアードサービスの適用範囲とその事例

シェアードサービスは多様な業務領域に適用可能です。特に人事領域では、その効果が大きく発揮されます。

人事領域でのシェアードサービスの具体的な適用範囲

給与計算・福利厚生

シェアードサービスが最もよく適用される人事業務の一つに、給与計算や福利厚生があります。これらは手続きが煩雑であり、専門知識を必要とするため、一元化することで効率化を実現します。

採用・人材育成

また、採用プロセスや人材育成もシェアードサービスの対象になり得ます。採用活動や社員研修の一部をシェアードサービス化することで、組織全体の人材マネジメントを強化することが可能です。

実際の企業でのシェアードサービスの事例

国内企業の事例

大手電機メーカーは、人事、経理、総務等の業務をシェアードサービスとして一元化し、業務効率化とスペシャリストの活用を実現しています。

海外企業の事例

世界的な飲料メーカーは、世界各地の拠点で一貫した業務を行うためにシェアードサービスセンターを設け、標準化と効率化を図っています。

シェアードサービス導入へのステップ

シェアードサービス導入前の準備

シェアードサービス導入の成功には、事前の準備が不可欠です。

ビジョン設定

まずは、導入の目的とビジョンを明確に設定します。これは、組織全体が共通の理解を持つための基盤となります。

プロジェクトチーム組織

次に、導入プロジェクトの組織を作ります。このチームには、各部門からのメンバーを選出し、全社的な視点でシェアードサービスの設計と導入を進めます。

シェアードサービス導入のプロセスと注意点

シェアードサービス導入は、一連のプロセスを通じて進められます。

プロセス概要

導入プロセスは大まかに、準備、設計、実装、運用の四つのステップで構成されます。各ステップで、必要な業務の洗い出し、業務フローの設計、システム導入、運用体制の整備などが行われます。

各フェーズでの注意点

各フェーズで重要なのは、全社的な視点を持つことと、関係者とのコミュニケーションです。全社的な視点で考えることで、組織全体の効率化を目指すことができます。また、関係者とのコミュニケーションを通じて、理解と協力を得ることで、スムーズな導入と運用が可能になります。

シェアードサービスの今後の展望

デジタル技術とシェアードサービス

デジタル技術の進化は、シェアードサービスの可能性を一層広げています。

RPAやAIの活用

業務自動化の技術であるRPA（Robotic Process Automation）やAIの導入により、シェアードサービスの効率化や品質向上が期待できます。

クラウド化

また、業務をクラウド化することで、シェアードサービスはさらなる拡大と深化を遂げるでしょう。

人とテクノロジーの融合

シェアードサービスの最終的な目標は、人とテクノロジーの融合による組織全体のパフォーマンスの向上です。そのため、新たなテクノロジーの導入と人間の役割の再定義が重要となります。

まとめ

この記事では、シェアードサービスについて詳しく解説しました。その定義からメリット、デメリット、導入のステップ、そして今後の展望まで、幅広く触れてきました。企業経営者として、シェアードサービスはぜひとも理解しておきたい重要な概念です。その導入は、組織全体の効率化とパフォーマンス向上につながる可能性があります。