人事制度運用における問題点。実際の失敗事例から学ぶ運用方法。

人事評価制度とは

最近では人事評価制度を導入する企業が増えています。これからこの制度を導入することを考えているのであれば、どういったものであるのか正しく理解することから始めなければなりません。

人事評価制度とは社員の仕事ぶりを評価するためにつくられた制度です。人事部や直属の上司などが自由に評価するのではなく、その会社で定めている一定の基準に基づいて評価を行うことが特徴だと言えます。

企業の業績向上を最終的な目標にして、これを達成するために一定の評価基準を設けていることを知っておきましょう。つまり、企業ごとに評価基準は違っています。同じ業界や業種であったとしても、会社が違えば基準は違っているので要注意です。同じ会社であったとしても、部署によって評価項目などに違いがあることも覚えておく必要があります。

この制度では社員の業績やスキル、仕事に対する姿勢などを総合的に評価することになりますが、評価結果は社員の給与をアップするかどうか、配置や異動をどうするかなど決定するときに利用されることがほとんどです。更に、結果は社員の育成のために使用されることも多く、その会社の業績を高めることを目的として活用されることになるでしょう。

人事評価制度の運用とは

人事評価制度は正しく運用していく必要があります。具体的にはどのようなことをすれば良いのか分からないと感じるかもしれません。制度について社員に説明を行うこと、あらかじめ決めておいた基準に基づいて正しく評価していくこと、評価結果を活用していくことが運用に当てはまるでしょう。

最初に制度に関して詳細に社員に説明を行わないといけません。基準は内緒にするのではなく、どのようなポイントで評価が行われるのか説明をしておきます。そうすることにより、高い評価を受けられるような働き方にシフトする社員が増えるでしょう。

定期的に設定している基準を参考にして社員の評価を行い、その結果から給与やボーナスをいくらにするか決めたり、昇進や異動の有無などを決定したりします。評価を行って給与や人事異動などに反映すれば終わりというわけではありません。評価結果から会社全体の社員の働きぶりなどを分析し、今後どのような方針で経営を行うと会社の業績がアップできるのか考えて制度に反映させます。

一度決めた評価基準を変えてはいけないというルールはないため、必要に応じて見直しや改定を行うことになるでしょう。ただし、内容が変わった場合は最新のルールを社員に周知しなければなりません。ルールづくりから社員への周知、評価から制度の見直しを繰り返し、運用を続けていくことになります。

人事評価制度は運用が大事

人事評価制度は運用が非常に大切だと言えます。導入することで社員の働き方の改善に成功していたり、業績アップを叶えていたりする企業もありますが、効果的な運用が行われてこその結果だという理解が必要です。制度として存在していたとしても、効果的な運用でなければ良い結果に結びつけることはできません。取り入れる前にはもちろんですが、導入したものの上手くいかないと感じているときにも、運用の重要性についてしっかりと確認しておくべきです。

人事評価制度は企業の経営や社員の働き方に大きな影響を与えるものだと言えます。運用に成功した場合と失敗した場合では大きな違いが生まれることになるでしょう。

事前に評価制度に関して十分な周知が行われておらず、社員が制度のことをきちんと理解していない状況でこの制度が適用されると社員が不満を覚えかねません。詳細を知っていれば高い評価を得られるような働きぶりを見せることができたと社員が不満を抱えることになり、それによってモチベーションが低下する可能性も高いです。十分な周知がなかったことだけでなく、評価基準の曖昧さを理由に社員が納得できるような評価が行われていない場合もこの問題が起こりかねないと言えます。頑張っても正当に評価されないと認識されてしまうと社員はやる気をなくし、その社員の業績だけでなく会社の業績にまで影響が出てしまう恐れがあるでしょう。

運用に失敗すると職場の雰囲気が悪くなることもあります。評価を行う側と評価される側で関係がギクシャクすることもあれば、優遇されている社員と不当な評価を受けた社員の間で軋轢が生じることも考えられるでしょう。給与やボーナス額を本人にしか伝えていなくても社員同士でそうした内容を話さないとは限らないため、社員同士の会話から不当な評価であることが発覚する恐れもあります。不当な評価が明るみに出て人間関係にヒビが入ってしまうと、当人たちだけでなく変化を察した周囲が気を遣うことになったり、トラブルを知った社員からも不信感を覚えられたりする可能性があります。社員のモチベーション低下や職場の雰囲気悪化が起こってしまうと、これらを理由に離職する人があらわれるかもしれません。離職率が高くなると、この割合が高いことを理由に応募しないでおこうと考える人が増えてもおかしくないので、人材確保が困難になるという問題が起こる可能性もあります。人材確保で大変な思いをしたり人手不足で仕事が回らなかったりするだけでなく、人事評価制度がますます正しく運用できないという事態に陥ります。間違った運用は会社にとって悪い循環の原因となるリスクが高く、リスクを十分に理解しておかないと導入を後悔することになるでしょう。

こういったトラブルを引き起こさないためにも、適切な運用であることが大切だと理解しておきましょう。適切に運用することができれば、社員が不満を抱えたりモチベーションが下がったりするリスクが減り、社内の雰囲気が悪くなることも業績に悪い影響が与えられることもなくなるはずです。取り敢えず制度をつくっておけば良い、何となくでも運用できるだろうと考えていると、失敗することになります。

人事評価制度の導入に成功している企業は、運用方法が正しいものとなるように工夫していることがほとんどです。既に成功している企業を参考にしても分かるように、トラブルなく制度を取り入れるためには運用が大事なので、本格的に導入する前に運用について正しい知識が持てるようにしておかないといけません。失敗しがちな理由や成功させるためのポイントなどを確認し、円滑に運用できるようにしておくことが重要です。

人事評価制度の運用が失敗する理由4つ

もしも、人事評価制度を導入するのであれば運用が大事ですが、これを成功させるためにはよくある失敗の理由を知っておくべきだと言えます。ありがちな失敗の理由は4つあるので、具体的にどういった内容なのか確認しておくことがおすすめです。

1.人事評価制度の目的が周知されていない

人事評価制度の目的が周知されていないことが、失敗の理由の1つだと言えます。導入することに決めていても、このことや詳細を社員に周知していないままであれば失敗してもおかしくないです。社内で周知が行われていないということは、社員が人事制度の仕組みも存在意義も理解していないことになります。仕組みや存在域が分からないと面倒な制度であると感じられたり、不当な評価を受けたと勘違いされたりする可能性があるでしょう。また、上層部だけで話を進めてしまうと、一般社員だけでなく評価担当を任せられた社員も戸惑うことになりかねないです。事前に準備する時間や知識がないと円滑に運用することはできず、評価担当者にも大きな負担がかかることになります。

2.運用に負担がかかっている

運用に負担がかかっている場合も失敗しやすいです。人事評価制度を取り入れる際には、社員を評価するための評価担当者を配置することになります。しかしながら、この業務だけを行う社員を新規採用で配置するというケースはほとんどありません。会社で既に働いている人の中から担当者を選出することになりますが、担当者が多くの仕事を抱えている場合は人事評価制度を上手く運用できなくてもおかしくないと言えます。担当者の仕事量から仕事の振り分け方を見直したり、特定の社員に重い負担がかかることがないように配慮したりすることが重要です。

3.評価者の評価スキル不足

評価者の評価スキル不足も、運用が失敗する原因だと言えます。ハッキリした基準を設けていたとしても、評価を行う社員が基準ときちんと照らし合わせずに評価していたり、マイルールによって判定していたりすると上手くいきません。担当者が悪いと思うかもしれませんが、いきなり任せられた場合はスキルを持っていなくても不思議ではないです。社員に評価役を任命するのであれば、十分なスキルを獲得した上で実施できるように会社側が工夫する必要があります。人事評価制度の運用に関するセミナーに参加させたり、知識を得るために役立つ書籍を提供したりする方法を取り入れられるはずです。会社側が何もせずに担当者に丸投げしてしまうことは危険なので、スキルを身につけた上で評価業務に取りかかってもらえるようにしておきましょう。

4.評価基準が不明確

そもそも評価基準が不明確という場合も高確率で失敗します。評価基準が不明確であれば、担当者の能力が高くても正当に評価をすることが難しいです。基準は時間をかけてつくり込む必要がある部分だと言えます。書籍やセミナーなどを参考にすれば雛型となるものが見つかることが多いですが、会社ごとに最適な基準は違っているはずです。そういったもので紹介されている雛型は抽象的な内容になっているケースも多いので注意が必要だと言えます。参考にすること自体は問題ではありませんが、自社オリジナルの基準が設けられるようにつくり込まなければなりません。評価基準の不明確さは担当者の負担と社員からの不信感に繋がりかねないため、不明確なものにならないように意識しておきましょう。

多くの場合、この4つのうちのいずれか、または複数の問題のせいで失敗することになっています。初めて導入するときには何が問題となるか分からずトラブルを引き起こすことがあるので、事前にありがちな失敗の内容を確認しておきましょう。その上で、失敗が起こらないように対策や工夫が取り入れられるようにしておくことが大切だと言えます。

人事評価制度をうまく運用するポイント3つ

人事評価制度を取り入れるのであれば、上手く運用するためのポイントまで知っておきましょう。特に知っておくべきポイントは3つあるので、これを踏まえた上で導入できるようにしておくと良いです。

1.人事評価制度の目的を周知する

まずは人事評価制度の目的を周知することが重要なポイントだと言えます。導入を決定した上層部だけではなく、担当者も一般社員にもきちんと目的を周知させておかなければなりません。

評価の基準だけを伝えたのでは意味がなく、目的まで明確にしておくことが重要です。新しい制度を導入するときには、ただでさえ不満が出やすいという傾向があります。わざわざ新たな制度を取り入れることの意義が感じられないと考える社員がいてもおかしくないため、目的まで知らせておくべきです。

会社の業績を上げるために導入すること、評価制度を設けることで今まで以上に明確かつ最適な評価ができるようにすることなどを伝えておくと成功しやすくなります。ほとんどの企業は業績アップなどを理由に導入しますが、会社ごとに導入の目的の細かな内容は違っているはずなので、自社における目的の説明を行っておくことが大事です。

2.評価基準を明確化する

評価基準を明確化することも成功のために重要な要素だと言えます。全ての社員が納得できるような評価を実施できるかどうかが肝です。明確化することが難しいと感じられるかもしれませんが、いくつかのポイントを理解して評価基準を決定していくことで成功に繋げやすくなります。

最初に企業として期待する人材像と業績の両方を整理しておきましょう。求める業績を達成するために会社に必要な人材を考え、評価基準に落とし込んでいくやり方が簡単でおすすめです。気をつけておかないといけないのは、社員が理解できる評価基準にしなければならないことだと言えます。上層部が理想とする人材像に基づいて決めたとしても、社員から共感や理解が得られないものでは意味がないので注意しておきましょう。

評価基準が明らかであれば社員は納得した上で評価が受けられるようになりますし、評価を行う担当者も基準に沿ってスムーズかつ確実にジャッジしていけるようになります。早いうちに明確な基準を決めておき、担当者が評価のトレーニングを行える時間を確保しておくこともおすすめです。

3.評価結果のフィードバックを行う

評価結果のフィードバックを行うことも、この制度を上手く運用できるかどうかに関係してきます。担当者が行った評価を各社員にフィードバックすれば、社員は自己評価とすり合わせが行えるようになるでしょう。詳細が分からないままであれば、何故このような待遇になっているのだろう、こうした異動になっているのだろうという疑問を抱えてもおかしくないです。フィードバックがあると社員の納得性が高まることが多く、待遇や異動に関しても妥当だと思ってもらえる可能性が高いと言えます。社員が納得できるようになるだけでなく、社員のモチベーションアップに繋がることも多いです。良かったところや至らなかったところが明確になるわけですから、今後は給与アップのためにここを改善しよう、これまでのこういった努力が評価されたなど考えられるようになります。自分の働き方の良し悪しが分かることで、より良い待遇を目指すために工夫を取り入れる人は多いため、結果としてモチベーションが上がる社員が多くなると理解しておきましょう。

人事評価制度があったとしても上手く運用されていないと無駄な制度になってしまいます。評価担当者の負担になるだけでなく、社員の不満の原因となったり、離職の理由をつくったりする危険性もあるでしょう。成功のためのポイントを理解しておくことで、この制度を上手く運用できるようにしておくことをおすすめします。