社労士事務所に特化！専門職（助成金、事務組合事務）に活用できる人事評価制度のポイントと事例紹介

1. はじめに

本コラムの目的と背景

これまでの連載コラムでは、社労士事務所における人事評価制度の全体像や職種別の運用ポイントを解説してきました。第1回・第2回では評価制度全般の基礎知識と導入メリット・デメリットを整理し、その後は手続き申請職（第3回）、給与計算職（第4回）、労務コンサルタント職（第5回）、営業職（第6回）といった職種ごとに、評価項目や運用事例をご紹介しました。

今回の第7回では、「専門職（助成金、事務組合事務）」にフォーカスします。これらの専門職は、助成金申請サポートや事務組合の運営管理など、社労士事務所の通常業務とは一味違った、特有のスキルや知識が必要な分野を担当するポジションです。助成金の書類作成やスケジュール管理、要件チェック、事務組合の会員企業に対する各種手続きなど、専門職ならではの細かく高度な業務を担うことで、事務所に付加価値をもたらしています。

専門職（助成金、事務組合事務）を取り巻く課題と重要性

助成金に関しては、雇用調整助成金やキャリアアップ助成金など、多岐にわたる種類があり、その時々の法改正や国の施策によって要件や手続きが変化しやすいのが特徴です。顧問先企業としても「少しでもコストを抑えて助成金を活用したい」というニーズが高まっている一方で、「自社だけでは手続きが難しい」というケースが多く、社労士事務所への依頼が増える傾向にあります。

また、事務組合事務とは、事務組合を運営・管理している社労士事務所が行う保険料の算定や徴収、加入者管理、経理処理などを指します。法定福利の適用や各種手続きが複雑で、通常の社会保険労務士業務とは異なる規定や運用を把握していなければならず、専門性の高さが求められます。

こうした「助成金」「事務組合」の専門業務は、社労士事務所の強みとなる一方で、担当スタッフが限られるとノウハウが属人化しやすく、評価制度の整備が不十分だとスタッフ本人も事務所も最適な成果を出しにくくなります。そこで重要なのが、専門職特有の評価基準を設け、スタッフのモチベーションを高めながら、業務の品質と効率を同時に向上させることです。

社労士事務所における「専門職（助成金、事務組合事務）」への人事評価制度の導入状況

専門職（助成金、事務組合事務）の評価が後回しにされやすい理由

業務内容が複雑かつ可視化しづらい
助成金や事務組合に関する業務は、法的根拠や行政の運用変更などが絡み合い、担当者以外が内容を把握しにくいことが多いです。結果として評価項目の設定が難しく、導入が後回しになりがちです。
専門性と事務処理能力が混在している
助成金や事務組合業務は、「専門知識の活用」と「膨大な事務手続き・書類作成」が同時に求められるケースが多いです。どの部分を評価の軸に据えるかが明確でないまま、形骸化してしまう恐れがあります。

経営者・人事担当者が感じる評価の難しさ

「成果が案件の完了率だけで測れない」
助成金手続きや事務組合事務には、途中で要件変更や追加書類の提出など、イレギュラー対応が頻発するため、「単に完了した件数」だけではスタッフの努力や専門性を正しく評価できないという声があります。
「ノウハウの属人化を防ぎたいが、評価制度でどうカバーすればいい？」
特定のスタッフにしかわからない知識が溜まっていくと、組織としてリスクを抱えやすいです。しかし、「どの程度ノウハウを共有しているか」「他メンバーの指導・育成に貢献しているか」を評価に落とし込む方法が分からず、困る経営者・人事担当者も多いのです。

2. 専門職（助成金、事務組合事務）の評価が難しい理由とその対策

専門職（助成金、事務組合事務）の人事評価が難しい３つの事情

法制度の頻繁な変更に伴う業務変動
助成金の要件改正や事務組合関連の規定変更などがあると、業務フローや必要書類が一気に変わることがあります。スタッフの学習意欲や更新スピードをどのように評価指標に組み込むかが難しく、制度の設計が後手に回りやすいです。
申請手続きを成功させるための「調整力」
助成金申請では、顧問先企業の資料収集や労働局とのやり取りなど、様々なステークホルダーとの調整力が必要です。事務組合事務も、複数の企業からの問い合わせ対応・保険料計算・経理処理などを管理する必要があり、正確性だけでなくコミュニケーション能力が重要になります。しかし、これらの要素が定量化しにくいため、評価項目を設定しづらいのが現実です。
成果のタイミングが不規則
助成金申請が通るまでに時間がかかったり、事務組合の年度更新など特定の時期に業務が集中するなど、繁閑差や成果が出る時期が不規則です。一般的な評価サイクル（半期や年度）と実際の業務成果のタイミングが合わず、スタッフが「頑張っても正当に評価されにくい」と感じるリスクがあります。

課題を解決するための３つの基本アプローチ

業務フローの可視化と細分化された評価項目
助成金や事務組合の主要業務をプロセスごとに分解し、それぞれのステップで必要な専門知識や書類作成能力、調整力を評価項目に落とし込むと、細やかな評価が可能になります。
例：
- 助成金：要件確認 → 申請書類作成 → 行政窓口とのやり取り → 実績報告 → 助成金受給手続き
- 事務組合：会員企業データ管理 → 保険料の算定・徴収 → 経理処理 → 年度更新手続き
繁忙期・閑散期に応じた評価サイクルの工夫
業務成果が特定の時期に集中する場合、繁忙期前後に中間評価や面談を取り入れることで、スタッフの努力を見逃さずに評価できます。閑散期には、マニュアル整備やノウハウ共有などの取組を評価対象とするなど、季節に合わせた運用が効果的です。
ノウハウ共有やチーム連携への評価を明確化
専門職は担当者が限られ、属人化が生じやすいです。**「後輩育成」や「社内向けの勉強会開催」「業務マニュアルの作成」**といった行動を評価項目に含めることで、組織全体で知識を共有し、リスクヘッジを図れます。

3. 専門職（助成金、事務組合事務）向けの人事評価制度設計ポイント

専門職を評価する際には、定量評価と定性評価の両面をバランスよく取り入れることが重要です。以下では「定量評価の主要ポイント3選」「定性評価の主要ポイント3選」、そして「評価結果の活用方法」を紹介します。

3-1. 定量評価の主要ポイント３選

完了件数・成功率
- 助成金申請なら「○件申請してうち○件通った」「全体の成功率は○％」など、数値化しやすい成果を評価の一つとする。
- 事務組合業務では「年度更新処理の件数」「会員企業数の増減」「保険料算定のミス件数」など、事務処理の正確性やスピードを可視化できる要素を拾うとよいでしょう。
ミス率・提出期限遵守率
- 一度のミスが致命的なリスクに繋がることもある助成金・事務組合業務では、ミスの有無や提出期限の遵守が重要な定量指標となります。
- 例えば「申請書類の不備率○％以下」「期限超過ゼロ件」など、具体的な数値目標を設定するとスタッフが取り組みやすいです。
業務量・処理スピード
- 助成金案件が増加している事務所では、一定期間内に処理した件数や、書類の作成・提出に要する時間を測定し、効率面を評価することが可能です。
- 事務組合の場合も、企業データの更新や保険料徴収に要する時間を測るなど、**「どれだけ迅速に正確な結果を出せるか」**を反映させることで、スタッフの努力が数値化されやすくなります。

3-2. 定性評価の主要ポイント３選

法改正・新制度への対応力
- 助成金制度や事務組合に関する規定は、行政の方針や景気動向などによって突然変更されることが少なくありません。こうした新しい情報をキャッチし、適切に業務へ反映できるかが専門職の腕の見せ所となります。
- 「改正情報をいち早く把握し、スタッフ間で共有できているか」「顧問先企業に適切なアドバイスを行っているか」などを評価項目に含めましょう。
リスク管理・問題解決力
- 助成金申請では、顧問先企業の就業実態や雇用状況に合わせて書類を整える必要があり、要件を誤ると不支給となったり、返還命令が出るリスクがあります。また、事務組合でも経理処理や法令遵守のミスがあれば、組合自体の信用を失いかねません。
- これらのリスクを先読みして対策を講じる問題発見力や解決力を評価することで、専門職の「攻めと守り」の両面を正当に評価できます。
コミュニケーション・チーム連携
- 顧問先企業との調整や行政機関とのやりとりが多い助成金・事務組合業務では、スタッフのコミュニケーション力が成果を左右します。
- 加えて、社内メンバーとの情報共有や協力も不可欠です。例えば、「他のスタッフが申請補助をしやすいようにデータを整理しているか」「繁忙期にはタスクを分担できているか」など、チーム連携を評価に取り入れると良いでしょう。

3-3. 評価結果の活用方法

昇給や賞与だけではなく、キャリアパス構築に活かす

専門職における成長の可視化
助成金や事務組合で培った知識やスキルは、他の業務（手続き・給与計算・コンサル）と連携して活かされるケースも多々あります。評価結果から「どの領域に強いか」「どのような業務フロー改善が得意か」を分析し、**次のステップ（例：助成金プロジェクトリーダー、事務組合マネジメント）**を具体的に用意するとスタッフの意欲が高まります。
社内異動や職域拡大の可能性
専門職として経験を積んだ後、他部署で新たな専門性を習得する道を開けば、組織全体がマルチに動ける人材を育成しやすくなります。評価制度とキャリアパスを連動させることで、スタッフの長期定着にも繋げられます。

スキルマップや資格取得支援制度との連動

スキルマップ作成と更新
助成金・事務組合業務に必要なスキル（例：助成金要件理解、事務組合独自の会計知識、行政手続きの流れ把握など）を一覧化し、スタッフの習熟度を定期的にチェックします。評価面談時に更新することで、どの分野を伸ばすべきかがはっきりします。
資格・研修で専門性を強化
専門職の能力向上には、関連資格の取得や外部セミナー参加が効果的な場合があります。評価制度と連動させ、資格取得時の報奨金や評価加点を設定することで、スタッフが自主的に学びやすくなります。

4. 専門職（助成金、事務組合事務）向け人事評価制度の活用事例

ここでは、助成金申請や事務組合事務に特化したスタッフを評価対象としている社労士事務所の実例を2つ紹介します。それぞれ評価項目を細分化し、スタッフ同士の連携を促進する仕組みを導入することで、専門性と業務効率を向上させています。

事例1

導入背景

助成金業務の増加
地域の中小企業から助成金活用の相談が相次ぎ、従来の担当スタッフだけでは処理しきれないほどの案件数になった。
評価基準の不透明さ
もともと手続きや給与計算の実績を中心に評価していたため、助成金専任スタッフの成果が可視化されにくいことが課題になっていた。

導入内容

助成金フロー別の評価項目
- “要件チェック”“書類作成”“行政窓口との調整”“顧問先企業フォロー”“支給決定・受給後の報告”といった一連のプロセスを洗い出し、それぞれで求められるスキル・成果指標を設定した。
- 定量評価として「申請件数・成功率」「不備修正の回数」「期限遵守率」など、定性評価として「顧客満足度」「法改正対応力」「チーム連携度合い」などを組み合わせて評価した。
中間面談の実施と個別フォロー
- 助成金の申請タイミングは季節的な偏りがあるため、繁忙期前後に中間面談を設け、進捗確認や課題ヒアリングを行った。
- ミスやトラブルが発生した際には、フォローアップ面談を行い、再発防止策や業務改善を一緒に考えることでスタッフの成長を促した。

成果・効果

成功率の向上と案件処理速度の向上
評価項目が明確になり、スタッフ全員が「どこで品質を保つべきか」「どこでスピードを意識すべきか」を理解できるようになり、助成金の不支給率が下がるとともに全体の処理件数が増加した。
スタッフのモチベーションアップと離職率の低下
「業務が評価されている」という実感が持てるようになり、助成金チームの雰囲気が良くなった。結果として離職者が減り、専門ノウハウの蓄積と共有が進んだという。

事例2

導入背景

事務組合の運営拡大にともなう人材不足
ある社労士事務所が運営する事務組合に加入する企業が増え、経理処理や保険料徴収などの業務量が急激に増えた。従来は数名のベテランだけで回していたが、案件増に対応できなくなってきた。
ベテランの属人化リスク
一部のスタッフがすべての細かい作業や対外折衝を担っており、万が一そのスタッフが離職または休職する場合、組合運営全体が滞ってしまう恐れがあった。

導入内容

事務組合業務のプロセスマップ作成と評価基準化
- 年度更新、保険料算定、会員企業データ管理、経理処理など、事務組合の主要タスクを洗い出し、各タスクの手順・必要書類・チェックポイントなどをプロセスマップとして可視化。
- プロセスマップに基づいて、**「ミス率」「期日遵守率」「問い合わせ対応スピード」「マニュアル整備」**など、定量・定性両面の評価項目を設定した。
ノウハウ共有への加点制度
- ベテランが持っている知識やノウハウを全スタッフと共有する取り組み（マニュアル作成、勉強会の実施など）に対して、評価加点や報奨を設けた。
- 後輩の育成や業務引き継ぎに貢献した場合にも、面談時にプラス評価する仕組みを導入。

成果・効果

業務継続性と品質の安定化
属人化を脱し、複数スタッフが同時に事務組合業務を行えるようになった。評価制度を通じてマニュアルが整備され、ミスや遅延が減少。クライアント企業からの信頼がさらに強まった。
ベテランスタッフの意欲向上
ノウハウ共有や後輩指導が評価・報酬に直結することで、ベテランも積極的に手の内を公開するようになった。結果的に、事務組合全体のスキル底上げにつながり、新規会員企業の受け入れもスムーズに行える体制が整った。

5. まとめ

本コラムのポイント

今回のコラムでは、**「専門職（助成金、事務組合事務）」**に焦点を当て、評価制度を設計・運用する際のポイントや活用事例を紹介しました。特に押さえておきたいポイントは次のとおりです。

専門職（助成金、事務組合事務）特有の評価項目の設定
- 定量評価：完了件数・成功率、ミス率・期限遵守率、処理スピードなど。
- 定性評価：法改正対応力、リスク管理力、コミュニケーション・チーム連携など。
- 業務フローを細分化し、それぞれのステップに必要な能力を明確化することで、スタッフの努力や専門性が評価されやすくなる。
ノウハウ共有やチーム連携の評価を充実させる
- 専門職は属人化しやすいため、後輩指導や社内マニュアル整備などの取り組みにも評価を与える。これにより、組織全体で知識・スキルを底上げし、リスクヘッジとサービス品質向上を図れる。

制度導入・運用における今後のステップ

評価制度の継続的な見直し（経営方針・事業規模の変化に合わせる）
助成金のラインナップや事務組合の会員数など、事務所のビジネス環境は常に変化します。定期的に評価項目や重み付けを見直し、現場の声を取り入れたアップデートを行いましょう。
キャリアパス制度との連動性を強化して次世代人材の育成
専門職で経験を積んだスタッフが、将来的にマネジメントポジションや他職種との融合的な役割に進めるよう、評価制度をキャリアパスと紐づけると、優秀な人材の長期定着を実現できます。
専門職（助成金、事務組合事務）特有の事情を考慮した人事評価で業績向上を狙う
助成金・事務組合の業務は、事務所に安定的な収益源や付加価値をもたらす重要な分野です。適切な評価制度を通じてスタッフの能力を伸ばし、組織力を高めることで、顧客満足度・事務所のブランド力・業績すべてを向上させることが可能です。

これで第7回：社労士事務所に特化！専門職（助成金、事務組合事務）に活用できる人事評価制度のポイントと事例紹介は終了です。専門職は事務所運営の要となり得る存在ですが、その高度な知識と独特の業務フローゆえに、評価制度が疎かになりがちでした。本コラムを参考に、専門職特有の事情やスキル要件を考慮した評価項目の設計や、ノウハウ共有を促進する仕組みづくりを検討してみてください。

専門職への正当な評価とサポートは、スタッフのモチベーションアップや離職率の低下だけでなく、事務所全体の競争力向上にも大きく寄与します。連載コラムでご紹介してきた他職種の評価制度とも合わせて活用し、総合的に強い社労士事務所を目指しましょう。